Comment faire une quittance de loyer ?

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

C’est un document qui permet à votre locataire de prouver qu’il a bien payé son loyer et ses charges pendant une période déterminée. Quel que soit le type de contrat de location (nue ou meublée), un locataire doit pouvoir apporter la preuve du paiement de son loyer et de ses charges.

Cela peut également servir comme preuve de justification de domicile. C’est, par exemple, un document essentiel lors d’une demande d’APL à la CAF (Caisse d’Allocations Familiales).

Voici les informations à faire figurer sur une quittance de loyer :

• La mention « Quittance de loyer » avec la précision qu’il s’agit d’un contrat de location d’habitation
• Le montant du loyer hors charges
• Le montant de la provision pour charges
• Le montant total payé
• L’adresse de l’appartement ou de la maison pour lequel ce loyer a été payé
• La période pour laquelle ce loyer a été versé
• Les coordonnées du propriétaire ou de son mandataire
• Les coordonnées du locataire
• La signature du bailleur ou de son intermédiaire avec mandat

L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au propriétaire bailleur qui rédige une attestation de loyer de bien séparer le loyer des charges locatives.

Comment transmettre ce justificatif à votre locataire ?

L’envoi d’une quittance de loyer est gratuit pour le locataire. Vous ne pouvez pas lui réclamer des frais administratifs contrairement à ce que pratiquent certaines agences immobilières de location.

L’envoi par voie électronique est possible a l’unique obligation d’avoir obtenu l’accord du locataire pour procéder par ce type d’envoi (ou de l’avoir prévu dès le contrat de location).

L’envoi mensuel de la quittance au locataire doit être gratuit. Attention donc aux agences qui facturent des frais illégaux. Même après la fin d’un bail de location, le propriétaire bailleur reste légalement obligé de fournir un tel justificatif pour la période pendant laquelle il a loué ce bien immobilier à ce locataire.

Modèle gratuit de quittance de loyer

Vous trouverez de nombreux moyens de vous fournir des modèles ou des exemples de quittance de loyer que ce soit sur Internet ou en papeterie. Vérifiez, malgré tout, que votre modèle type contient bien toutes les informations obligatoires que l’on doit retrouver sur ce type de document.

Vous pouvez, par exemple, téléchargez gratuitement ce modèle de quittance (fichier DOC, préférable à un document PDF car plus facilement modifiable). Ce document est vierge. Vous n’aurez plus qu’à remplir les cases manquantes avec vos propres données.

Si vous préférez, vous pouvez commander un carnet de « Quittance de loyer » .

Voici un exemple de justificatif fait avec un modèle gratuit :

Vous pouvez également télécharger un modèle gratuit de bail de location pour mettre en place votre contrat de location avec votre nouveau locataire.

Dans le cas d’un paiement partiel du loyer, on parlera plutôt d’un simple reçu et non d’une quittance de loyer qui reste un document bien défini et encadré par la loi.

Attention également à ne pas confondre un avis d’échéance du loyer avec un avis de quittance de loyer. L’avis d’échéance est un document qui indique que le locataire doit régler son loyer pour une période donnée à une date précise. Cela ne vaut pas une attestation de paiement.

Gérer ses quittances de loyer avec des logiciels gratuits

Il existe également plusieurs logiciels immobiliers gratuits spécialisés dans la gestion d’une location immobilière. Vous y retrouverez notamment tout ce dont un propriétaire/bailleur ou un locataire ont besoin en termes de documents et de modèles de lettres gratuits.

Vous retrouverez des services en ligne de gestion locative. Vous avez notamment :

• Le site Horiz.io (-20 % en passant par Immobilier Danger) qui propose de nombreux services pour la gestion de vos investissements immobiliers. Un site très complet pour les besoins des propriétaires bailleurs.
• Le site Rentila.com, l’un logiciel de gestion locative immobilière. Il vous permettra notamment, si vous vous mettez d’accord entre propriétaires et locataires, d’envoyer vos quittances de loyer par mail. Vous pourrez également y trouver d’autres services intéressants aussi bien pour la gestion du propriétaire que pour le locataire.

D’autres services en ligne répondent à ce type de besoin assez classique dans l’échange de documents entre un propriétaire et un locataire.

Pour remplir simplement vos quittances de loyer, vous avez également de petits logiciels gratuits à télécharger comme « Quittance Express 2« . Vous décrivez vos coordonnées, vous décrivez ensuite votre ou vos biens immobiliers ainsi que les contrats de location qui les accompagnent et puis vous pouvez générer automatiquement toutes vos attestations gratuitement.

Bon à savoir : informez-vous également sur l’attestation de loyer demandée par la CAF pour l’APL.

Pensez à déduire ses frais de vos revenus locatifs pour les impôts

Si vous payez des frais pour faire vos quittances de loyer ou d’autres documents administratifs ou pour les envoyer par courrier à vos locataires, vous pouvez déduire ces frais de vos revenus fonciers lors de votre déclaration de revenus aux impôts si vous êtes au régime réel d’imposition.

En effet, de nombreux frais sont déductibles de vos loyers qui sont imposés comme vos revenus. Pour en connaître tous les détails, consultez la liste des frais et charges déductibles des loyers pour les impôts.

Informations complémentaires sur la quittance de loyer

Vous vous posez d’autres questions sur ce justificatif du paiement du loyer entre propriétaire et locataire ? Voici quelques compléments d’informations :

• Quand envoyer une quittance ? : elle peut être envoyée dès que vous avez reçu le paiement du loyer et des charges dans son intégralité pour la période donnée.

Généralement, comme le paiement de la location est mensualisé, l’envoi de la quittance de loyer est mensuel.

Si le propriétaire bailleur ne l’envoie pas automatiquement à son locataire, c’est à ce dernier d’en faire une demande. Il est alors possible de fournir des quittances pour l’ensemble des loyers payés depuis l’installation dans le logement et le début du contrat de location.

• Combien de temps doit-on conserver nos quittances de loyer ? : ce type de document se conserve pendant une durée allant jusqu’à 3 ans après la fin du bail. C’est la même durée pour le contrat de location en lui-même ou encore les états de lieux d’entrée et de sortie de cette habitation.
• Mon propriétaire ne veut pas m’envoyer mes quittances ? : il a normalement l’obligation légale de le faire. Commencez par faire une demande officielle par une lettre recommandée avec accusé de réception. Si malgré cela, il persiste dans son refus d’envoi, vous pouvez saisir le tribunal d’instance pour l’en obliger.
• Cas d’une colocation : dans le cas d’un bail commun, vous pouvez établir une seule quittance avec le montant total du loyer en précisant simplement tous les noms et prénoms des personnes concernées.

Par contre, dans le cas de baux individualisés, il faudra fournir une quittance pour chaque colocataire.

Informez-vous sur les 6 choses à réaliser avant de louer votre appartement ou votre maison à des locataires.